Häufige Fragen

Nach dem ersten Start führt dich ein Einrichtungsassistent durch die wichtigsten Schritte: Konto anlegen (E-Mail-Code oder Passwort), Firmendaten eintragen (Name, Adresse, Logo, Bankverbindung) und die Rechnungseinstellungen (Nummernkreise, Zahlungsziele) festlegen. Danach kannst du sofort deine erste Rechnung schreiben.

Ja, ein kostenloses Zahly-Konto ist beim ersten Start Pflicht — es sichert dein automatisches Cloud-Backup ab und ermöglicht Kontowiederherstellung. Nach der einmaligen Anmeldung kannst du die App aber vollständig offline nutzen.

Der Standard-Login läuft über einen 6-stelligen Code, den du per E-Mail erhältst — ein Passwort brauchst du dafür nicht zwingend. Hast du trotzdem ein Passwort gesetzt und es vergessen, kannst du es jederzeit per E-Mail zurücksetzen. Solange du Zugriff auf deine hinterlegte E-Mail-Adresse hast, kommst du also immer wieder in dein Konto.

Zahly ist als lokale Desktop-App pro Gerät konzipiert — eine Echtzeit-Synchronisation zwischen zwei Geräten gibt es aktuell nicht. Deine finalen Rechnungen kannst du über dein Zahly-Konto auf jedem Gerät aus dem Cloud-Archiv abrufen, aber Kunden, Angebote, Entwürfe und Einstellungen bleiben lokal auf dem Gerät, auf dem du sie angelegt hast.

Deine finalen Rechnungen und Eingangsrechnungen sind automatisch im Zahly-Cloud-Archiv gesichert und nach der Anmeldung auf einem neuen Gerät wieder abrufbar. Kunden, Angebote, Entwürfe und Einstellungen liegen dagegen nur lokal — richte deshalb im Einrichtungsassistenten den optionalen Backup-Ordner ein (iCloud Drive, OneDrive oder Dropbox), damit diese Daten automatisch mitgesichert werden. Ohne diesen Ordner sind sie bei Geräteverlust nicht wiederherstellbar.

Kundendaten lassen sich per CSV-Import in die Kundenliste einspielen. Ein vollständiger Umzug von einer anderen Rechnungssoftware inklusive Belegverlauf ist aktuell nicht automatisiert möglich — neue Rechnungen legst du in Zahly ab dem Umstiegszeitpunkt an.

Ja, über Firmenprofile. Im Gratis- und Premium-Tarif ist ein Profil enthalten, im Business-Tarif bis zu drei — praktisch, wenn du z. B. zwei getrennte Geschäftsbereiche mit eigenen Nummernkreisen und Briefköpfen führst.

Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Eingangsbelege (Ausgaben) — alle in einem gemeinsamen, schnellen Editor mit Positionen, Produkt-Autovervollständigung und automatischer Summenberechnung. Auch mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs sind möglich.

Ja — aus einem bestätigten Angebot erzeugst du mit einem Klick eine Rechnung mit denselben Positionen, ohne alles erneut einzutippen.

Rechnungen werden in Zahly nie gelöscht, sondern storniert — das entspricht der GoBD-Vorgabe zur Unveränderbarkeit. Zahly legt automatisch einen korrekten Storno-Beleg an, die ursprüngliche Rechnung bleibt für die Nachvollziehbarkeit vollständig erhalten.

Ja (ab Premium-Tarif): Wiederkehrende Rechnungen eignen sich für Abo-/Retainer-Geschäftsmodelle, automatische Zahlungserinnerungen mit Mahnstufen helfen bei offenen Posten.

Ja (ab Premium-Tarif). Du kannst Belege als PDF oder als ZUGFeRD/XRechnung-E-Rechnung erfassen — Lieferant, Nummer, Datum und Beträge werden automatisch ausgelesen, damit du sie nicht manuell abtippen musst.

Im Gratis-Tarif sind es maximal 3 Kunden — Premium und Business haben keine Begrenzung.

Die Kundenliste ist automatisch A–Z sortiert (Firma zuerst, sonst Nachname) und hat oben ein Live-Suchfeld, das nach Firma, Vor- und Nachname filtert — auch direkt im Beleg-Editor bei der Kundenauswahl.

Ja — angelegte Produkte/Dienstleistungen erscheinen per Autovervollständigung im Beleg-Editor, inklusive hinterlegtem Preis, Einheit und Steuersatz.

Zahly bringt 3 fertige Layouts mit (Standard, Modern, Kompakt), die du per Klick mit Live-Vorschau wechseln kannst — kein Design-Vorwissen nötig. Dein Logo und deine Markenfarbe bindest du in den Firmeneinstellungen ein.

Nur im kostenlosen Gratis-Tarif ist dieser dezente Fußzeilen-Hinweis Pflicht. Ab dem Premium-Tarif lässt sich das Branding vollständig entfernen.

Ja, gestaffelt: Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu versenden, greift je nach Unternehmensgröße gestaffelt bis spätestens 2028 — kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz bis 800.000 €) haben länger Zeit. Zahly erstellt schon heute automatisch die passende, XML-eingebettete PDF im ZUGFeRD/Factur-X- bzw. XRechnung-Format, damit du unabhängig von deiner genauen Frist vorbereitet bist.

Öffne die fertige, finalisierte Rechnung im Beleg-Editor. Dort findest du die Buttons „E-Rechnung (ZUGFeRD)" und „E-Rechnung (XRechnung)". ZUGFeRD speichert eine normal lesbare PDF mit eingebettetem, strukturiertem XML (factur-x.xml) — die gängigste Variante für die meisten Geschäftskunden. XRechnung speichert eine reine .xml-Datei, wie sie z. B. viele öffentliche Auftraggeber verlangen. Beide Formate kannst du direkt an deinen Kunden versenden oder auch wieder in Zahly importieren.

Nein, keine Einstellungen nötig — du wählst beim Export nur zwischen ZUGFeRD und XRechnung, je nachdem was dein Kunde braucht. Der Empfänger kann die eingebetteten strukturierten Daten mit seiner eigenen Software auslesen, während du bei ZUGFeRD weiterhin eine normal lesbare PDF erhältst.

Ja. Zieh eine ZUGFeRD/Factur-X-PDF oder eine XRechnung-XML-Datei einfach per Drag & Drop in den Eingangsrechnungen-Bereich — Zahly liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge automatisch aus dem eingebetteten bzw. strukturierten XML aus. Fotos/Bilddateien werden aus Genauigkeitsgründen nicht unterstützt, nur PDF und XML.

Im Business-Tarif kannst du für ein Geschäftsjahr eine DATEV-EXTF-Datei (Buchungsstapel) exportieren und direkt an deine Steuerberatung weitergeben — ganz ohne manuelles Excel-Fummeln.

Beraternummer, Mandantennummer und deinen Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) sowie die passenden Erlöskonten für deine Steuerfälle — diese Angaben bekommst du von deiner Steuerberatung und trägst sie einmalig in den Zahly-Einstellungen ein.

SKR03 und SKR04. Welcher davon für dich zutrifft, sagt dir deine Steuerberatung.

Zahly erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: unveränderliche Archivierung, Stornoprinzip statt Löschung, automatische 8-Jahres-Aufbewahrung. Eine förmliche Zertifizierung nach IDW PS 880 liegt aktuell nicht vor.

Deine Rechnungs- und Kundendaten liegen primär lokal auf deinem eigenen Rechner. Belege werden zusätzlich automatisch, AES-256-GCM-verschlüsselt und unveränderlich in unserer Cloud gesichert — Serverstandort ist Hetzner Online GmbH in Nürnberg, Deutschland. Zugangsdaten werden verschlüsselt im System-Schlüsselbund deines Geräts abgelegt.

Deine finalen Rechnungen und Eingangsrechnungen werden automatisch in der Zahly-Cloud archiviert — melde dich auf dem neuen Gerät einfach mit deinem Konto an, sie sind sofort wieder abrufbar. Kunden, Angebote, Entwürfe und Einstellungen liegen dagegen nur lokal auf dem alten Gerät; die nimmst du am einfachsten über den Backup-Ordner (iCloud Drive, OneDrive oder Dropbox) mit, falls du ihn eingerichtet hast — siehe „Was passiert, wenn mein Rechner kaputtgeht oder verloren geht?" oben.

Du kannst dich per Passwort oder passwortlosem E-Mail-Code anmelden und zusätzlich eine Recovery-E-Mail-Adresse hinterlegen — falls du den Zugriff auf deine Login-E-Mail verlierst, hilft sie bei der Kontowiederherstellung.

Ja, beides direkt in der App unter Profil → Konto & Sicherheit: vollständiger Datenexport (DSGVO Art. 20) und Kontolöschung (DSGVO Art. 17). Bereits archivierte Belege bleiben aus gesetzlichen Gründen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist bestehen.

Gratis (0 €, mit Limits), Premium (7,99 €/Monat bzw. 6,49 €/Monat bei jährlicher Abrechnung) und Business (18,99 €/Monat bzw. 14,99 €/Monat jährlich). Alle Preise verstehen sich inkl. Umsatzsteuer. Details siehe Preise-Sektion.

Paddle, als sogenannter "Merchant of Record". Das bedeutet: Beim Kauf eines Abos kommt der Kaufvertrag zwischen dir und Paddle zustande, Paddle stellt die Rechnung und übernimmt die weltweite Umsatzsteuer-Compliance automatisch — ein zusätzliches Vertrauenssignal, gerade für Kunden im Ausland.

Ja, dein Abo ist monatlich kündbar bzw. wechselbar — es gibt keine feste Mindestlaufzeit über den gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich/jährlich) hinaus.

In 9 Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Türkisch, Französisch, Niederländisch, Finnisch, Schwedisch und Arabisch — praktisch, wenn du Kunden im Ausland hast.

Ja, inklusive Wechselkurs-Handling für Rechnungen in Fremdwährung.

Für macOS (Apple Silicon und Intel) und Windows als native Desktop-App. Eine mobile App für iOS/Android gibt es aktuell nicht.

Nein. Zahly läuft komplett lokal — Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, PDFs erzeugen funktioniert vollständig offline. Internet wird nur für das Konto-Onboarding sowie das automatische Cloud-Backup deiner Belege gebraucht.

Ja — nach der Installation aktualisiert sich die App selbstständig im Hintergrund, du musst nichts manuell nachinstallieren.

Aktuell nicht — Zahly ist auf Einzelnutzer bzw. ein Gerät zur Zeit ausgelegt, ein gleichzeitiger Mehrbenutzer-Zugriff auf denselben Account ist nicht vorgesehen.

Nein, aktuell nicht. Deine Bankverbindung hinterlegst du für den Rechnungsdruck, ein automatischer Kontoabgleich ist derzeit nicht Teil von Zahly.

Über das Hilfe-Menü oben rechts in der App → "Support kontaktieren". Wähle die passende Kategorie (Frage, Fehler, Funktionswunsch) und beschreibe kurz dein Anliegen — bei Fehlern hilft es sehr, das Fehlerprotokoll über die Checkbox mitzuschicken.

Schreib uns gerne direkt — entweder über das Hilfe-Menü in der App oder per E-Mail an support@zahly-app.com.

Zahly Scan ist eine kostenlose Begleit-App für dein Handy. Du fotografierst damit Papierbelege ab; sie landen anschließend als Eingangsrechnung in Zahly auf deinem Rechner. Die App ist ausdrücklich eine Ergänzung — ohne Zahly auf dem Rechner hat sie keinen Zweck. Nötig ist sie nicht: Du kannst Belege weiterhin direkt in Zahly erfassen.

1. App öffnen und mit deinem Zahly-Konto anmelden.

2. Führst du mehrere Firmenprofile, wähle zuerst aus, zu welchem der Beleg gehört.

3. Beleg flach auf eine ruhige Unterlage legen und die Kamera darüber halten. Die Ränder werden automatisch erkannt und begradigt — du musst nichts zuschneiden.

4. Hat der Beleg mehrere Seiten, hängst du sie nacheinander an denselben Scanvorgang an. Sie werden zu einem PDF zusammengefasst.

5. Ergebnis prüfen und senden. Ohne Verbindung wartet der Beleg auf dem Handy und geht später automatisch raus.

6. Am Rechner erscheint der Beleg in Zahly unter den Eingangsrechnungen — mit angehängtem PDF und vorausgefüllten Werten. Du prüfst, ergänzt und speicherst.

Nichts. Die App ist kostenlos und enthält keine Käufe. Sie gehört zu deinem Zahly-Konto, unabhängig davon, welchen Tarif du nutzt.

Zahly Scan ist kostenlos im App Store erhältlich: Zahly Scan im App Store. Eine Android-Version ist geplant, aber noch nicht veröffentlicht.

Für die Texterkennung nicht. Lieferant, Betrag, Datum und Rechnungsnummer werden direkt auf dem Gerät ausgelesen — der Beleg wird dafür nirgendwohin geschickt. Übertragen wird anschließend nur das, was in Zahly ankommen soll: das fertige PDF und die ausgelesenen Werte, an dein eigenes Zahly-Konto.

Nichts geht verloren. Der Beleg wird auf dem Handy gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Wenn du möchtest, kannst du einstellen, dass die Übertragung ausschließlich im WLAN stattfindet — praktisch im Ausland oder bei knappem Datenvolumen.

Weil das für Belege die bessere Wahl ist. Das PDF wird verkleinert und mit kräftigem Kontrast in Schwarzweiß gespeichert: deutlich kleiner als ein Farbfoto und besser lesbar, weil Papierton und Schatten wegfallen.

Das entscheidest du beim Scannen. Wenn in deinem Zahly-Konto mehrere Firmenprofile angelegt sind, fragt die App vor dem Senden, zu welchem der Beleg gehört.

Die ausgelesenen Werte sind ein Vorschlag, keine fertige Buchung — deshalb landet der Beleg in Zahly zum Prüfen. Korrigiere Lieferant, Betrag, Datum oder Rechnungsnummer einfach am Rechner, bevor du speicherst. Das angehängte PDF bleibt dabei unverändert erhalten.

Mit deinem vorhandenen Zahly-Konto — entweder über einen Code, den wir dir per E-Mail schicken, oder mit deinem Passwort. Ein eigenes Konto für die App brauchst du nicht.